E-Rechnung 2028 Teil 1: Wer muss wann, und warum schon jetzt?
Angefangen hat es mit einer Nebenfrage. Ich hatte für einen Kunden ein Rechnungsportal gebaut. Also eine kleine Web-Anwendung, die Rechnungen erstellt und verschickt. Und beim Weiterbauen stand die Frage im Raum: Müssen wir uns eigentlich um E-Rechnung kümmern?
Die Antwort hat mich selbst kurz innehalten lassen.
Vorweg, weil es wichtig ist: Ich bin Entwickler, kein Steuerberater. Was hier steht, ist an den amtlichen Quellen geprüft. Es ersetzt aber keine Beratung für deinen konkreten Fall.
Ein PDF ist keine Rechnung mehr
Der Satz klingt erst absurd. Aber nach den neuen Regeln ist eine Rechnung, die du als PDF an eine Mail hängst, keine E-Rechnung. Sie gilt nur noch als “sonstige Rechnung” und ist bald nicht mehr erlaubt.
Was ist dann eine echte E-Rechnung? Kein Bild von einer Rechnung. Kein hübsch formatiertes PDF. Sondern ein strukturierter Datensatz. Also Daten in einer festen Ordnung, die eine Software lesen und weiterverarbeiten kann, ohne dass ein Mensch irgendetwas abtippen muss.
Stell dir den Unterschied so vor: Ein PDF ist wie ein Foto von einem Formular. Sieht gut aus, aber ein Computer kann damit wenig anfangen. Eine E-Rechnung ist wie eine ausgefüllte Tabelle, in der jede Zelle ihren festen Platz hat. Der Computer weiß sofort, wo der Betrag steht, wer der Absender ist, welche Steuer draufkommt.
In Deutschland gibt es zwei Formate, die als echte E-Rechnung zählen. Beide erfüllen eine europäische Norm namens EN 16931, die festlegt, welche Angaben enthalten sein müssen. Das eine heißt XRechnung und ist ein reiner Datensatz. Das andere heißt ZUGFeRD und bettet denselben Datensatz in ein sichtbares PDF ein. Ein einfaches PDF allein, ein Foto oder eine Word-Datei zählen nicht.
Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Dinge
Das ist die wichtigste Unterscheidung der ganzen Sache.
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen schon seit Anfang 2025. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme. Auch Kleinunternehmer. Auch wer selbst nur Papier verschickt. Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt dafür rechtlich. Und der Absender braucht keine Zustimmung mehr. Er darf dir eine E-Rechnung schicken, und du musst sie annehmen und lesbar machen können.
Ausstellen ist die andere Hälfte. Hier gibt es einen gestaffelten Fahrplan. Er gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, also wenn ein Betrieb einem anderen Betrieb eine Rechnung stellt.
- Bis Ende 2026. Alle dürfen weiterhin Papier oder PDF ausstellen. Hier stehen wir gerade. Dieses Fenster schließt sich zum Jahreswechsel.
- Bis Ende 2027. Die Schonfrist verlängert sich nur noch für kleinere Betriebe, deren Umsatz im Vorjahr unter 800.000 Euro lag.
- Ab 2028. Schluss mit Schonfrist. Wer einem anderen Unternehmen eine Rechnung stellt, stellt sie als E-Rechnung. Für alle, ohne weitere Ausnahme.
Wer raus ist und wer nur halb
Bevor jetzt jeder in Panik gerät: Es gibt klare Ausnahmen.
Privatkundschaft. Rechnungen an Endkundinnen und Endkunden sind komplett ausgenommen. Wenn ein Salon eine Behandlung mit einer Kundin abrechnet, fällt das nicht unter die Pflicht.
Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist dauerhaft vom Ausstellen befreit. Auch nach 2028. Empfangen muss aber auch ein Kleinunternehmer können, seit 2025, wie alle anderen.
Kleinbeträge. Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin als einfache Rechnung laufen. Für den Kassenbon beim Bäcker ändert sich nichts.
Und genau hier wurde die Frage für mein Portal real. Die Rechnungen, die es erzeugt, gehen nicht an Privatkundschaft, sondern an einen Geschäftskunden. Das ist Geschäft-zu-Geschäft. Damit fällt dieser Rechnungsstrom unter die echte Pflicht, spätestens 2028.
Acht Jahre aufbewahren
Eine E-Rechnung erzeugen ist das eine. Sie richtig aufbewahren das andere.
Der strukturierte Datensatz muss acht Jahre lang unverändert archiviert werden. Im Original, maschinell auswertbar. Es reicht nicht, nur den hübschen Bildteil als PDF abzulegen. Der Datenkern muss erhalten bleiben.
Wer heute schon Rechnungen nur als ausgedrucktes PDF im Ordner sammelt, baut sich für später eine Lücke.
Warum sich der frühe Start lohnt
Man kann die ganze Sache auf 2027 schieben. Verlockend, weil bis dahin formal nichts passieren muss.
Drei Gründe sprechen trotzdem dagegen. Erstens schließt sich das bequeme Fenster für die breite Masse schon Ende dieses Jahres. Ab 2027 zählt nur noch die Umsatzschwelle. Zweitens wollen Geschäftskunden, gerade größere Organisationen, die strukturierte Rechnung oft früher, als das Gesetz sie zwingt, weil ihre eigene Buchhaltung längst darauf eingestellt ist. Drittens ist eine Umstellung unter Zeitdruck und Strafandrohung die schlechteste Art, sie anzugehen.
Für mich war damit klar: Ich wollte das Portal jetzt fit machen, nicht 2027 in Hektik. Die nächste Frage war dann die eigentlich interessante. Nehme ich eine fertige Lösung vom Markt, oder löse ich es selbst? Darum geht es in Teil 2.
Teil 1 von 4 der E-Rechnung 2028 Serie.
E-Rechnung 2028 Teil 2: Fertige Lösung einbauen, oder selbst bauen? →