E-Rechnung 2028 Teil 1: Wer muss wann, und warum schon jetzt?
Angefangen hat es mit einer Nebenfrage. Ich hatte für einen Kunden ein Rechnungsportal gebaut, und beim Planen der nächsten Schritte stand sie plötzlich im Raum: Müssen wir uns eigentlich um E-Rechnung kümmern? Und ab wann?
Die kurze Antwort hat mich selbst kurz innehalten lassen. Fürs Empfangen gilt die Pflicht für alle Unternehmen schon seit Anfang 2025. Und fürs Ausstellen rückt ein Stichtag näher, den viele noch bequem weit weg wähnen.
Dieser erste Teil klärt den rechtlichen Rahmen, bevor es in den folgenden Teilen darum geht, ihn technisch sauber zu erfüllen. Ein Wort vorweg: Ich bin Entwickler, kein Steuerberater. Was hier steht, ist an den amtlichen Quellen geprüft, ersetzt aber keine Beratung für deinen konkreten Fall.
Ein PDF ist keine Rechnung mehr
Der Satz klingt erst absurd, trifft aber den Kern. Eine Rechnung, die du als PDF an die Mail hängst, ist im Sinne der neuen Regeln keine E-Rechnung. Sie ist eine „sonstige Rechnung“, und die ist nur noch übergangsweise erlaubt.
Eine echte E-Rechnung ist kein Bild von einer Rechnung, sondern ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Abtippen weiterverarbeiten kann. Das sichtbare Bild ist optional, die Daten sind Pflicht. Genau hier trennt sich das gewohnte PDF von dem, was am Ende verlangt wird.
Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten
Das ist die wichtigste Unterscheidung der ganzen Sache, und an ihr kommen die meisten durcheinander.
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem Jahresbeginn 2025. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer, auch wer selbst nur Papier verschickt. Rechtlich genügt dafür ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Und der Absender braucht für eine normkonforme E-Rechnung nicht mehr deine Zustimmung. Er darf sie dir schicken, und du musst sie annehmen und lesbar machen können. Wer dafür keinen Weg hat, hat schon heute ein Problem.
Ausstellen ist die andere Hälfte, und hier gibt es den gestaffelten Fahrplan. Er gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, also im B2B-Geschäft:
- Seit 2025. Die Pflicht greift grundsätzlich. Papier bleibt erlaubt; ein PDF darfst du nur noch verschicken, wenn der Empfänger zustimmt.
- Bis Ende 2026. Alle dürfen weiterhin Papier oder PDF ausstellen. Hier stehen wir gerade, und dieses Fenster schließt sich zum Jahreswechsel.
- Bis Ende 2027. Die Schonfrist verlängert sich nur noch für kleinere Aussteller, deren Umsatz im Vorjahr 2026 unter 800.000 Euro lag.
- Ab 2028. Schluss mit Schonfrist. Wer im B2B eine Rechnung stellt, stellt sie als E-Rechnung. Für alle, ohne weitere Ausnahme.
Rechtsgrundlage ist der neu gefasste § 14 des Umsatzsteuergesetzes, eingeführt mit dem Wachstumschancengesetz. Die zugrunde liegende Norm EN 16931 geht auf europäische Vorgaben zurück; konkretisiert wurde das Ganze zuletzt durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums im Oktober 2025. Die übersichtlichste Quelle für den Alltag ist die FAQ-Seite des BMF zur E-Rechnung.
Wer raus ist, und wer nur halb
Bevor jetzt jeder Einzelunternehmer in Panik gerät: Es gibt klare Ausnahmen.
Privatkundschaft. Rechnungen an Endkundinnen und Endkunden, also B2C, sind komplett ausgenommen. Der Salon, der eine Behandlung mit der Kundin abrechnet, ist davon nicht betroffen. Eine E-Rechnung an Privatleute ist nur mit deren Zustimmung zulässig.
Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist dauerhaft vom Ausstellen befreit, auch nach 2028. Empfangen muss aber auch ein Kleinunternehmer können, seit 2025, wie alle anderen.
Kleinbeträge. Rechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung“ laufen. Für den Coffee-to-go-Beleg ändert sich also nichts.
Und genau hier wurde die Frage für mein Portal real. Die Rechnungen, die es erzeugt, gehen nicht an Privatkundschaft, sondern an einen Geschäftskunden. Das ist B2B. Damit fällt dieser Rechnungsstrom unter die echte Pflicht, spätestens 2028. Das Thema war für mich also kein akademisches mehr, sondern ein konkreter, terminierter Auftrag.
Acht Jahre aufbewahren
Eine E-Rechnung erzeugen ist das eine. Sie richtig aufbewahren das andere. Der strukturierte Datensatz muss acht Jahre lang unverändert archiviert werden, im Original, maschinell auswertbar. Eine reine PDF-Ablage des hübschen Bildteils genügt nicht; entscheidend ist der Datenkern. Wer heute schon Rechnungen nur als ausgedrucktes PDF im Ordner sammelt, baut sich für später eine Lücke.
Warum sich der frühe Start lohnt
Man kann die ganze Sache auf 2027 schieben. Verlockend ist es, weil bis dahin formal nichts passieren muss. Drei Gründe sprechen trotzdem dagegen.
Erstens schließt sich das bequeme Fenster für die breite Masse schon zum Ende dieses Jahres; ab 2027 zählt nur noch die Umsatzschwelle. Zweitens wollen Geschäftskunden, gerade größere Organisationen, die strukturierte Rechnung oft früher, als das Gesetz sie zwingt, weil ihre eigene Buchhaltung längst darauf läuft. Drittens ist eine Umstellung unter Zeitdruck und Strafandrohung die schlechteste Art, sie anzugehen.
Für mich war damit klar: Ich wollte das Portal jetzt e-rechnungsfähig machen, nicht 2027 in Hektik. Die nächste Frage war dann die eigentlich interessante. Nehme ich eine fertige Lösung vom Markt und baue sie ein, oder löse ich es selbst und richtig? Darum geht es in Teil 2.
Teil 1 von 4 der E-Rechnung 2028 Serie.
E-Rechnung 2028 Teil 2: Fertige Lösung einbauen, oder selbst bauen? →
Die Engine aus dieser Serie gibt es als Projekt: Rechenwerk.